Lietu nomenklatūra ir numurēts to lietu nosaukumu saraksts, kuri tiek iesniegti organizācijā. Saskaņā ar šo dokumentu tiek veikts viss darbs pie uzņēmuma dokumentācijas. Tas atspoguļo konkrētu dokumentu glabāšanas laiku un to, kura nodaļa par kuru dokumentāciju ir atbildīga.
Nepieciešams
- - zināšanas par biroja darbu;
- - tipisks dokumentu saraksts ar glabāšanas periodiem.
Instrukcijas
1. solis
Pieņemiet lēmumu par nomenklatūras attīstību, tas jādara, izmantojot organizācijas pasūtījumu. Tajā norādiet, kam, kura vadībā un kādā laika posmā jāveido nomenklatūra. Pēc tam precizējiet vienuma darbības jomu. Lai izveidotu individuālu nomenklatūru, varat izmantot aptuvenu, to var apkopot organizāciju grupām, kas ietilpst vienā un tajā pašā sistēmā. Izstrādājot šo dokumentu, apsveriet savas organizācijas struktūru.
2. solis
Atlasiet klasifikācijas shēmu, uz kuras pamata tiks veidota nomenklatūra. Tas ir atkarīgs no uzņēmuma struktūras. Ja tas ir pietiekami stabils, tad izvēlieties nomenklatūras blokshēmu. Ja tas bieži mainās, izvēlieties funkcionālās ražošanas shēmu. Pirmajā gadījumā nomenklatūras sadaļas atbildīs uzņēmuma strukturālo nodaļu nosaukumiem. Viņu atrašanās vietas secībai jābūt līdzīgai personāla tabulai. Otrajā gadījumā, sastādot uzņēmuma lietu nomenklatūru, kā sadaļas izmantojiet organizācijas darbības vai virzienus.
3. solis
Formulējiet lietu virsrakstus. Virsrakstam jābūt skaidram, kodolīgam, un tajā jāatklāj lietas dokumentu galvenā struktūra un saturs. Iekļaujiet tajā arī lietas satura precizēšanu, informāciju par dokumentu autentiskumu un kopijas. Virsrakstos nelietojiet ievadvārdus, sarežģītas frāzes un nespecifiskus formulējumus.
4. solis
Sastādot virsrakstu sarakstu, izmantojiet šādas zīmes: nomināls (dokumenta veids), autora, korespondents, hronoloģisks (izveides laiks), priekšmets-jautājums, ģeogrāfisks.
5. solis
Nosakiet lietu glabāšanas periodus, šim nolūkam izmantojiet standarta vadības dokumentu sarakstu. Pabeidziet nomenklatūras dizainu, pašam tekstam vajadzētu izskatīties kā tabulai, titullapā ievietojiet apstiprinājuma zīmogu.
