Jautājums par nepieciešamību izveidot elektronisku arhīvu uzņēmumā kļūst arvien aktuālāks. Un tas nav nejauši, jo jaunu informācijas tehnoloģiju ieviešana ne tikai nodrošina dokumentu drošību un uzticamību, bet arī samazina to meklēšanas laiku, kā arī ļauj nepieciešamības gadījumā vairākiem darbiniekiem piekļūt vieniem un tiem pašiem datiem vienlaikus.
Instrukcijas
1. solis
Elektronisko dokumentu arhīva izveide ietver vairākus posmus. Sākumā iegādājieties un instalējiet licencēto programmatūru uzņēmuma datortehnikā.
2. solis
Sagatavojiet dokumentus, tas ir, sakārtojiet tos, identificējiet tos saskaņā ar pašreizējo dokumentu aprites struktūru jūsu organizācijā. Jo īpaši šajā posmā tie būs jāreģistrē, jāšķiro pēc derīguma termiņa un jānoņem skavas un skavas no neuzšūtām loksnēm.
3. solis
Nākamais solis ir dokumentu digitalizēšana vai skenēšana. Tas tiek veikts ar tehnisko aprīkojumu, kas precīzi atbalsta šajā organizācijā izmantotā dokumenta tipu un formātu. Šajā posmā pārbaudiet dokumentu reproducēšanas kvalitāti, ja nepieciešams, skenējiet vēlreiz.
4. solis
Nākamais ir dokumentu konvertēšanas (konvertēšanas) posms formātā, kas atbilst to glabāšanas un ražošanas standartu koncepcijai, un pēc tam - indeksēšanas posms, t.i. Atslēgvārdu "piešķiršana" katram dokumentam, lai pēc tam meklētu nepieciešamo informāciju vai izveidotu pilnteksta datu bāzi.
5. solis
Elektroniskā arhīva izveidošanas darba beigās iestatiet iestatījumus (piekļuves tiesības, tiesības mainīt dokumentus) un apmāciet organizācijas personālu.
